Viele Serviceunternehmen stehen vor der Herausforderung, steigende Kundennachfragen mit begrenzten internen Kapazitäten zu bewältigen. Ein aktueller Kundenfall zeigt, wie eine individuell entwickelte Plattform Prozesse vereinfachen, Doppelarbeit vermeiden und die Zusammenarbeit zwischen Auftraggebern und Auftragnehmern deutlich verbessern kann.
Ein etabliertes Serviceunternehmen mit 35 Mitarbeitenden und rund 50 Freelancern stand vor einem wachsenden Problem:
Die Kundennachfrage stieg schneller, als neue Mitarbeitende eingestellt werden konnten.
Zur Entlastung wurden verstärkt Subunternehmer und Freelancer eingebunden.
Durch die Vielzahl an Personen und verschiedenen Tools entstand ein hoher Verwaltungs- und Koordinationsaufwand.
Informationen lagen verteilt vor – Doppelerfassungen, Copy‑Paste‑Arbeiten und Fehler waren die Folge.
Die Geschäftsführung suchte nach einer Lösung, um Zeit zu sparen, Administration zu reduzieren und Prozesse zu vereinheitlichen.
Ein traditionelles Serviceunternehmen mit rund 35 Mitarbeitenden und 50 Freelancern stand vor einem Problem:
Das Kundennachfrage stieg stärker als Mitarbeiter aufgebaut werden konnten. Daher wurden insbesondere Subunternehmer bzw. Freelancer eingesetzt.
Die gestiegene Anzahl Freelancer und Nutzung verschiedener Systeme führte zu mehr Verwaltungs- und Koordinationsaufwand Die Geschäftsführung suchte nach einer Lösung, um Zeit zu sparen und Administration zu mindern.
Das Unternehmen entschied sich fĂĽr die Entwicklung einer eigenen Plattform, die alle relevanten Prozesse bĂĽndelt und automatisiert.
Alle Daten – Termine, Auftragsdetails, Statusmeldungen – befinden sich an einem zentralen Ort.
Keine Doppelerfassung, kein Copy‑Paste, keine widersprüchlichen Informationen.
Terminverschiebungen, Absagen und die Vergabe neuer Aufträge laufen vollautomatisch nach definierten Regeln.
Jeder Schritt ist nachvollziehbar und standardisiert.
Die EinfĂĽhrung der Plattform zeigte bereits nach kurzer Zeit deutliche Verbesserungen:
50 % mehr Auftragsannahme, da interne Kapazitäten freigesetzt wurden
Deutlich weniger Verwaltungsaufwand, konzentriert auf Buchhaltung & Akquise
Höhere Kundenzufriedenheit, da Informationen jederzeit konsistent und nachvollziehbar sind – selbst ohne direkten Plattformzugang
Mehr Fokus auf das Kerngeschäft, da Mitarbeitende weniger Zeit mit Koordination verbringen
„Unsere Idee, verschiedene Systeme miteinander zu verbinden, war zunächst eine große Herausforderung. Doch schon nach den ersten Schritten wurde klar: Die Mühe lohnt sich. Die eigene Plattform hat unsere Abläufe revolutioniert und uns völlig neue Möglichkeiten eröffnet.“